著力提升信息和通信技術:聯合國的信息和通信技術戰略

秘書長的報告

 

. 導言

1. 全球網絡和無線通信突飛猛進,技術取得了重大進展,為聯合國秘書處實現全球綜合秘書處的目標創造了機會。信息和通信技術(信通技術)可使本組織能切實有效地開展工作,適應不斷變化的環境。本組織通過從戰略上利用這種技術的力量,可在越來越知識密集、息息相關的全球社會中加速完成其使命,兌現其日益增加的承諾。

2. 2002 年出臺信通技術戰略以來,秘書處所有辦公室在開展高效率高效益的信通技術活動方面均取得了長足的進展。如今,秘書處所有辦公室都實行統一信通技術標準,并達到同樣程度的技術能力。然而,大部分按照部門、區域和地方需要驅動的信通技術系統的發展各有不同(沒有全組織連貫的信通技術遠景、戰略、架構、統一標準和管理結構),缺乏效率和效益。信通技術投資和運作缺乏總體戰略管理是造成秘書長所報告的目前存在的差距和不足的主要原因[1]。秘書處的信通技術單位極為分散,通常是獨立運作互無溝通。由于對全組織的投資不足,秘書處信通技術戰略能力落后于其他組織。因此,盡管信通技術可使整個組織從其提供的機會獲益,但秘書處無法以此種方式充分利用信通技術。

3. 大會第60/283 號決議第二節確認信通技術作為關鍵的改革手段的戰略重要性,決定在秘書長辦公廳設立一個助理秘書長級別的首席信息技術干事職位,并要求秘書長(a)提交有關著力提升信通技術的詳細報告,以最大限度地擴大信通技術對全球秘書處的價值;(b)重新說明設立首席信息技術干事員額的級別和所需資源的理由;(c)說明擬設立的信通技術機構的所需職能、責任、結構和人員編制及其與秘書處其他信通技術部門之間的關系。首席信息技術干事已于20078月底就職,但尚未向大會第六十二屆會議續會提交全面報告,秘書長提交了有關制定信通技術戰略的狀況報告[2]

4. 本報告提供了信通技術中期(3-5年)綜合戰略,為最大限度地擴大信通技術在全球秘書處的價值奠定了基礎,并確定了成功執行這一戰略所需管理框架。本報告概述的戰略是全組織關于信通技術未來方向的協議,并為實現全面遠景提供了基礎,辦法包括提高現有信通技術的努力,提出新的有助于實現全秘書處目標的信通技術倡議。一旦首席信息技術干事和適當的利益攸關者充分擬定了具體項目建議,就請撥執行這一戰略所需資源。將根據是否符合戰略來評價項目建議,并根據總體資源和組織優先事項,由信通技術管理監督委員會加以核準。

. 信息和通信技術戰略

A. 規劃進程

5. 戰略規劃進程首先進行了一場基礎廣泛的工作,目的是查明全球秘書處關鍵的信通技術需要。把這些組織需要(“體制驅動因素”)與技術趨勢和市場發展情況(“技術驅動因素”)相結合,產生了秘書處信通技術遠景。為實現這一遠景,提出了包括五個相互貫通的優先領域的戰略:(a) 信通技術的管理結構;(b) 戰略方案交付;(c) 提供服務和績效管理;(d) 全球架構和標準;(e) 財務管理和報告。反過來,又提出3項戰略方案以執行信通技術全面戰略(見圖8.3)。本報告第三節說明了可有效執行全面遠景的管理框架。

8.3  聯合國信通技術戰略

6. 信通技術戰略的發展取決于對秘書處任務、方案領導和目標,以及對利益攸關者優先事項的充分了解。為此,由首席信息技術干事和他的顧問組成的規劃小組開展了一系列戰略規劃活動,包括與行政人員訪談、開展全組織信通技術調查、與常駐代表團進行討論并進行技術研究。下文說明了這些活動的結果。

7. 與行政人員的訪談。200712月和20081月規劃小組與行政人員進行了36次訪談。與總部各部門、總部以外辦事處和區域委員會的工作人員進行了28次訪談,特別著重談到組織挑戰以及信通技術如何增加中期價值。其余8次訪談是和聯合國各基金、規劃署和其他組織的高級官員進行的,重點談到協調以及今后合作機會的問題。

8. 全組織信通技術的調查。2008110日,首席信息技術干事在聯合國進行了首次全秘書處的信通技術調查。調查的目的是要了解聯合國人員對于12項核心信通技術服務的滿意度,并查明可改進的重大領域。調查從全球秘書處收到了5015份回復,超過1500份提出了書面評論,結果表明,總體用戶滿意度約為71%,低于通常定為用戶滿意度目標的80%。然而,在組織一級(即部門、辦事處和外地特派團),總體用戶滿意度相差20%(從62%82%),這顯示一些信通技術單位所提供的信通技術服務滿足用戶需要的情況比其他單位要好得多。

9. 信通技術服務評價最高的5個領域是:基本辦公室自動化軟件(79%);電腦設備和相關支持(76%);電話設備和相關支持(79%);電子郵件服務(74%);因特網的性能和可靠性(73%)。評價最低的是:與信通技術相關的技術和服務培訓(62%);遠端存取聯合國適用技術(64%);聯合國共同應用軟件(66%);移動設備和相關支持(67%);在聯合國網站和文件庫中尋找資料的能力(67%)。最滿意的服務(基本辦公室自動化軟件)和最不滿意的服務(培訓)之間的差距是17%

10. 常駐代表團的投入。首席信息技術干事與常駐紐約的聯合國代表團直接進行協商,也通過經濟和社會理事會信息學不限成員名額特設工作組進行協商,以收集各代表團對信通技術服務的意見。2008214日,首席信息技術干事參加了工作組第一次會議,向其成員通報了信通技術戰略規劃進程。工作組展開了一項調查,以評估常駐代表團對于目前提供的信通技術服務的整體用戶滿意度。

11. 技術研究。若干信通技術工作人員小組對信通技術行業當前的技術趨勢和市場發展進行了廣泛研究。技術產業專家、如顧能集團的咨詢意見提供了制定信通技術戰略所需要了解的技術趨勢、市場的發展以及預測的有關資料。

12. 戰略規劃務虛會。20082月第一個星期,舉行了為期3天的戰略規劃務虛會,超過25 名信通技術高級主管出席了會議。與會者分析了上述戰略規劃活動的成果。務虛會的討論確定了關鍵的體制驅動因素和技術驅動因素,這些因素構成信通技術戰略的基礎。

a) 體制驅動因素:

①知識共享和協作;

②改進內部運作;

③通信和基礎設施;

④信通技術和管理。

b) 技術驅動因素:

①“鏈接每個人”的大趨勢;

②技術匯合;

③信息分享的強度和速度增加;

④知識管理工具。

B. 遠景

13. 秘書長的遠景是為建設一個更美好的世界而建立一個更強有力的聯合國;新的信通技術遠景是為建設一個更好的聯合國而配備更強有力的信通技術。這一遠景轉化為3個廣泛的目標,將在未來3-5年內予以實現:

a)工作:信通技術與秘書處的任務和工作方案相結合;

b)人員:無論何時何地,聯合國人員及其利益攸關者都能相互鏈接并分享知識;

c)資源:有效部署和使用體制資源。

C. 優先事項

14. 為了實現信通技術遠景,該戰略將橫跨五大優先領域:信通技術管理結構,戰略方案交付,提供服務和績效管理,全球架構和標準,財務管理和報告。

15. 信通技術管理結構。戰略的一個重要因素是建立一個新的全球管理結構,實現連貫性,消除目前整個秘書處內信通技術的工作重復和分散。只有把信通技術的主要服務交付機制歸入一個單一、統一的結構,聯合國才能利用規模經濟,消除多余的業務。建立新結構,其中包括以方案為基礎的英才中心和全球服務交付模式,將使聯合國更多地擁有信通技術,同時提高信通技術的效益和效率。這將在整個組織內產生積極影響,提高信通技術的客戶服務質量,維護地方的信通技術支助,降低提供信通技術服務總的成本。

16. 戰略方案交付。信通技術應有效支持秘書處工作方案。信通技術越來越多地配合實際業務,就意味著信通技術必須更多地響應方案部門,使工作方案或優先事項的變動迅速在信通技術活動中得到反映。反過來,這意味著方案更多地擁有信通技術戰略方案,讓實質性的組織需求直接驅動信通技術的戰略行動。為實現短期目標,增值產品和服務將很快得到實施,而戰略方案作出長期進展。潛在的項目包括全秘書處信通技術服務目錄和會員國專用門戶。

17. 提供服務和績效管理。根據秘書長提議的問責制框架[3],信通技術將有助于建立一個開放的環境,及時和可靠地查詢信息,協助有效的決策。為提高效率和實效,將建立一個新的成果計量框架,這個框架可以客觀地追蹤關鍵的業績措施,并能改善信通技術資源管理,提高服務質量。為此,戰略呼吁提高全體信通技術工作人員的能力,增進工作人員的技能,調整信通技術管理跨度,以進一步提高組織實效。

18. 全球架構和標準。建立一個面向全組織服務的架構和強有力的技術標準,將能夠匯報全球信通技術資產、系統和服務。此舉將降低單位成本,降低維修成本,縮短部署時間,使各系統之間達到高層次的業務流程一體化。還將進一步努力制訂全秘書處采用開放原始碼解決方案指導原則。

19. 財務管理和報告。為最大限度地擴大信通技術的價值,將建立全球財務框架。這將使信息和通信技術廳對所有信通技術開支執行財務紀律和問責制。重點將是找出和減少固定的業務成本,通過合并,提高效率和集中采購,給全權方案騰出更多資金。將仔細審議新項目,確定其是否給本組織增添價值。每項信通技術主要舉措——無論資金來源——一律將由信息和通信技術廳和管理監督委員會審查。

D. 戰略方案

20. 將通過一套戰略方案,執行秘書處信通技術戰略。這些方案包括三大類舉措,它們相輔相成。基礎設施管理方案奠定了秘書處在全球聘用信通技術基本服務的基礎;資源管理方案是建立在基礎設施管理方案上,編制、處理和存儲有關聯合國資源的信息,使其得到切實有效的管理;知識管理方案取決于上述兩個方案,以建立有利環境,掌握、管理和分享聯合國的信息資產(見圖8.4)。詳細資料見下文第四節。

 

8.4  聯合國信通技術戰略方案

. 信息和通信技術管理框架

A. 概況

21. 信息和通信技術日趨成熟,呈現新的面貌,因為通信技術在全世界擴展,越來越便利其全球管理和聯合國整個組織在全球的業務。國際標準和可用的開放源碼軟件同聯合國的信通技術的投資組合和服務交付模式越來越相關。規模經濟有助于信通技術基礎設施一體化,特別是在各種技術規范化和銜接之時;基本用戶需求(語音、數據、圖像等)在全世界都相同。正是在這一背景下,信通技術管理必須繼續調整適應,進行變革。

22. 與信通技術決策相關的進程及其基本的組織結構,都歸納在信通技術管理這一廣泛的概念內。信通技術管理框架闡明如何作決策,誰負責任,如何在秘書處內協調信通技術活動。本報告中提出的框架確保關鍵利益攸關者發揮適當的作用,承擔適當責任,明確和有效地引導聯合國活動和資源的管理。目前,全球信通技術人員約3800人。因此,信通技術管理也就涉及聯合國如何有效管理這一巨大資源的問題。

23. 本組織任務的長期成功越來越依靠信通技術;與信通技術有關的決策更加重要。根據一家高級咨詢公司的研究,信通技術管理良好的組織都有以下特征:明確分工的組織戰略;信通技術投資有明確的組織目標;高層行政人員參與信通技術管理;穩定的信通技術管理,每年幾乎無變化;正規、運作良好的例外進程;正規的溝通方法。[4]

24. 根據秘書長以前的報告、大會決議以及信通技術管理方面的最佳做法,制訂了以下5項主要原則,作為秘書處建立信通技術管理框架的基礎:(a)組織戰略推動信通技術方面的投入,以獲得更好的成果;(b)首席信息技術干事負責本組織內信通技術活動的全面領導和業績;(c)給予信息和通信技術廳足夠的權力和資源,以管理影響整個組織的重大信通技術活動;(d)在信通技術職能的集中與分散之間維持適當的平衡;(e)信通技術部門和工作人員是技術創新的英才中心。這些原則在秘書長前次報告中有詳細說明[5]

B. 設計因素

25. 為發展有效的信通技術管理框架,考慮到了一些重要的設計因素,這些包括:(a) 信通技術的定義;(b)決定權和咨詢權;(c)實效與效率之間的平衡;(d)信通技術組織高度集中。現解釋如下:

a)信通技術的定義。由于信通技術活動在不斷演變,所以應該清楚界定聯合國系統內的信通技術。為本報告目的,信通技術活動的定義是,有效管理電子信息,包括數據、文件、網站、多媒體對象(即語音、數據和圖像)的進程和技術的開發、實施和管理方面的活動。

b)決定權和咨詢權。有兩種類型的權力常常授予決策機構。有“決定權”的機構參與決策,有權作出決定;有“咨詢權”的機構無權作出決定,但提供咨詢或投入。賦予決定權和咨詢權奠定信通技術管理框架內有效決策系統的基礎。

c)實效與效率之間的平衡。實效是實現大小既定目標的能力,以產出和影響來計量。效率是以較少資源保持同樣水平產出,或以同樣資源生產更多產出的能力。秘書處的工作方案必須成功地執行,但同時還必須有效地分配和利用資源。

d)信通技術組織高度集中。信通技術服務集中是解決目前信通技術服務非常分散問題的好機會。要有一個強有力的信通技術中央組織,擁有足夠的權力,擔負足夠的責任,配有足夠的資源,來有效地管理信通技術政策、架構和標準,管理影響到整個組織的戰略方案和共同事務。

C. 組織結構

26. 信通技術組織結構的核心機構如下:(a)管理監督委員會;(b)咨詢機構;(c)首席信息技術干事;(d)信息和通信技術廳;(e)其他信息和通信技術部門。這些組織機構(見圖8.5)如下。

 

8.5  聯合國信息和通信技術組織結構

(一)管理監督委員會

27. 指導信通技術工作方案和服務,監督結構分兩個層次,包括一個執行委員會和以下三個指導委員會:

a)信息和通信技術執行委員會——關于信通技術的最高決策機構,負責決定總的信通技術戰略和優先事項。該委員會包括常務副秘書長(主席)、實務和支助領域的幾位副秘書長級別高級經理、首席信息技術干事(當然成員)。委員會每個季度開會,審查信通技術戰略和方案執行情況,視情況需要確定投資組合和管理方面的優先事項。

b)指導委員會負責決定信通技術投資的優先次序、項目和方案一級的其他投資。預計成立3個指導委員會,每1個負責一項戰略方案。每個指導委員會包括5-6名副秘書長/助理秘書長級別的成員和首席信息技術干事(當然成員)。一名高級經理,或首席信息技術干事負責主持一個督導委員會,定期召開會議或視需要開會。信通技術廳戰略管理部門作委員會秘書處,特別是作項目管理辦公室(見第38段)。項目管理辦公室在首席信息技術干事和項目贊助方協助下,提交每個重大項目的業務概況。有關指導委員會對執行工作作最后決定,并確保項目符合方案戰略,并在信息和通信技術執行委員會劃撥的資源內進行。

(二)咨詢機構

28. 為提供適當的咨詢和投入,協助信通技術的投資和服務,將利用現有的和新的咨詢小組。將成立全秘書處信息和通信技術咨詢小組,內設D-1/D-2職等工作人員,代表各部、廳或外地特派團。咨詢小組將提供信通技術方案和服務方面的反饋。咨詢小組成員也將收到信息和通信技術廳關于信通技術事項的定期簡報。各會員國和不限成員名額特設信息學工作組也將向各國代表提供現有信通技術服務方面的反饋。現有的執行干事小組也將視需要向信息和通信技術廳提供咨詢。

(三)首席信息技術干事

29. 首席信息技術干事將負責聯合國信通技術活動總的領導和執行。他將擁有足夠的中央權力和資源,以監督聯合國秘書處在全世界的信通技術活動,其關鍵的職能和職責是:

a)為全球秘書處的信息和技術管理提供戰略遠景和領導;

b)在技術和信息管理問題方面,作秘書長的首席代表;

c)以委員會常設成員的身份,向信息和通信技術執行委員會提供咨詢;

d)頒布信通技術政策和標準;

e)參加指導重大信通技術舉措的信通技術指導委員會;

f)監督全組織的信通技術項目的實施和改革管理進程;

g)領導信息和通信技術廳,負責開展影響整個組織的信通技術戰略性活動,并提供共享服務;

h)通過適當授權,監督秘書處各部門的信通技術業務和投資;

i)監測和提高信通技術的管理框架的實效;

j)作為秘書長信通技術首席代表,促進聯合國系統各組織間在信通技術方面的協調和合作。

30. 首席信息技術干事的職責范圍很廣,包括制定全秘書處戰略,領導戰略的執行。為有效履行這些職責,首席信息技術干事一職定在助理秘書長級別,負責向常務副秘書長匯報工作。這使首席信息技術干事能夠同各部和廳高級經理建立更密切的合作關系,在高級管理層小組(如管理委員會)發揮更有戰略意義和轉型意義的作用,以利于整個組織。把干事員額定在這一級別,是以公共和私營部門的最佳經驗為依據。這些經驗表明,首席信息技術干事通常直接向高層管理人員報告工作。

31. 首席信息技術干事在秘書處改革和現代化方面發揮關鍵作用。這一重大轉變將需要有明確的權力和秘書長的直接支持。首席信息技術干事在秘書長辦公廳范疇內的直接報告關系,加上越來越多地接觸高級領導小組,為實施系統改革提供了強有力的框架,有助于減輕和克服組織內相互隔絕的效應和變革的文化阻力。

32. 這種統屬關系有助于信通技術與實務活動作出更好的戰略調整,更有效地實施全部門的改革。一些國際組織(如世界銀行)已經采取了這種做法。秘書處應以身作則,在信通技術領導方面率先采用這種最佳做法。統屬關系也符合大會的意圖。大會第60/283號決議決定在秘書長辦公廳設立首席信息技術干事一職。2007年,秘書長提議把首席信息技術干事設在管理部新設的信息和通信技術廳[6]。對此,行政和預算問題咨詢委員會(行預咨委會)認為,關于撤消大會這項決定的提議沒有充足的理由,因為必須讓被任命者有機會參與擬訂他/她將負責的這個廳的組織結構[7]

(四)信息和通信技術廳

33. 將向首席信息技術干事領導的信息和通信技術廳(見圖8.6)提供重要資源,用于管理影響整個組織的信通技術活動。如果得不到適當授權和由其直接管理的充分資源,信息和通信技術廳就必須不斷地為獲得開展戰略活動所需的合作和/或資源進行談判,從而不能高效力和完整地執行信通技術戰略和方案。因此,為了有效履行其任務規定,把該廳設置成一個獨立單位,直接向秘書長辦公廳報告。

34. 新的信通技術戰略確定了知識管理、資源管理和基礎設施管理這三個有著重大需求的廣泛領域,必須在整個秘書處協調一致地處理,需要與秘書處所有實務部門和輔助性組織單位共同努力。在這方面,信息和通信技術廳必須保持獨立,以便在處理政策、結構和標準、預算編制和業績管理等輔助性信通技術管理方面保持客觀和中立。

35. 信息和通信技術廳的主要職能是確定本組織在信通技術方面的整體戰略方向,規劃和協調整個秘書處的信通技術活動以及提供企業系統和基礎設施(見圖8.6)。比較具體的職能包括:

a)制定秘書處信通技術戰略和協調戰略的執行工作;

b)審查根據秘書處所有信通技術舉措和業務所獲一切資金來源編制的預算;

c)酌情利用問責制框架,根據既定宗旨、目標和預算指標監督、衡量和評價各信通技術單位的業績(見第46段);

d)確定本組織的技術方向和架構;

e)規劃和開發整個組織所有信通技術,包括企業資源規劃系統和其他重要系統;

f)規劃和制定涵蓋本組織通信網絡和數據中心的整體基礎設施構架;

g)利用本組織在全球各地的機構和信通技術基礎設施,開發和實施全秘書處使用的應用程序和基礎設施,以便獲得最大利益和成本效益;

h)與其他信通技術單位協作,開展信通技術的研發活動;

i)監督本組織信通技術風險的評估和管理工作;

j)制定和維持本組織的信息安全政策,并監測各業務部門對政策的遵守情況;

k)管理本組織災后恢復和業務連續性計劃的實施情況;

l)協調信通技術人力資源管理方案和活動,包括全球秘書處所有信通技術工作人員的發展和流動;

m)向信通技術各單位提供業務協商和項目管理方法和服務;

n)監測、衡量和評價全球秘書處信通技術項目組合中所有項目和投資舉措的業績和戰略調整;

o)制定信通技術供應商管理政策;審查和監測采購和合同續延活動;

p)推動質量保障進程,確保各項政策、程序和標準都得到遵守。

 

簡稱:CITO,首席信息技術干事;CRM,客戶關系管理;DAM,數字化資產管理;ECM,企業內容管理;ERP,企業資源規劃;GIS,地理信息系統;IMIS,綜合管理信息系統;LAN/WAN,局域網/廣域網;OAH,總部之外的辦事處;ODS,正式文件系統;OICT,信息和通信技術廳;RSS,豐富站點摘要;SAN,儲存區域網絡。

注:RSS=不同網站之間分享內容的格式; SAN=分享儲存設備的高速小網絡,其工作方式使局域網和廣域網的所有服務器能獲得所有儲存設備;GIS=與地理數據連接的信息管理系統;CRM=用于連接客戶/設施的功能和程序,納入有關客戶的信息技術的每個方面。

a 經濟和社會事務部、大會和會議管理部、管理事務部、管理事務部/中央支助事務廳/基本建設總計劃、管理事務部/人力資源管理廳、管理事務部/方案規劃、預算和賬戶廳、政治事務部、新聞部、維持和平行動部/外勤支助部、安全和安保部、人道主義事務協調廳、裁軍事務廳、最不發達國家、內陸發展中國家和小島嶼發展中國家高級代表辦事處、內部監督事務廳、法律事務廳。

b 中乍特派團、達爾富爾混合行動、聯蘇特派團、聯合國科特迪瓦行動、聯利特派團、聯剛特派團、埃厄特派團、西撒特派團、聯海穩定團、東帝汶綜合團、印巴觀察組、聯塞部隊、聯格觀察團、科索沃特派團、觀察員部隊、聯黎部隊、停戰監督組織和聯利救濟行動、西非辦事處、聯幾支助處、聯索政治處、聯合國中亞預防外交地區中心、聯合國國際獨立調查委員會、聯伊援助團、聯尼特派團、中非支助處、蘇伊士行動計劃、聯布綜合辦、聯塞綜合辦、聯阿援助團、喀麥隆和尼日利亞問題混合委員會。

c 聯合國內羅畢辦事處、聯合國日內瓦辦事處、聯合國維也納辦事處、聯合國毒品和犯罪問題辦事處、聯合國貿易和發展會議、環境署、人居中心、非洲經濟委員會、歐洲經濟委員會、拉丁美洲和加勒比經濟委員會、亞洲及太平洋經濟社會委員會、西亞經濟社會委員會、聯合國人權事務高級專員辦事處、近東救濟工程處、前南問題國際法庭、盧旺達問題國際法庭。 

8.6  聯合國秘書處信息和通信技術單位

36. 在此模型中,信息和通信技術廳領導信通技術戰略方案的實施,向秘書處所有組織單位并可能向聯合國其他組織集中提供共享服務(例如,核心應用程序、網路基礎設施、服務臺等)。聯合國很多組織已在利用這一共享服務模式。據信通技術首要咨詢服務公司(顧能公司)說,在全球范圍出現了信通技術業務再集中的強烈趨勢。顧能公司報告說,90%以上的大型組織建立了集中的信通技術業務,以利用精簡、標準化及相同系統和服務合并產生的效率。

1)戰略管理股

37. 戰略管理股將負責監督信息和通信技術廳的各項職能需求,包括全面管理信通技術戰略的執行以及全秘書處的信通技術規劃。其職能還包括預算編制、支出監督及信通技術工作人員職業發展。

38. 在戰略管理股內設立了一個項目管理辦公室,負責提供業務咨詢和項目管理服務,包括項目組合管理、程序再設計、企劃案的制定和項目審查。所有信通技術新項目,無論是定制的系統還是購買成套軟件組成的系統,不管其資金來源如何,其擬訂工作都要經過項目管理辦公室的審查。規定這一審查程序是為了確保整個組織有正確的戰略方向和一致性。還要審查包括利益分析和投資效益的項目評估。不過,決定信通技術重大項目優先次序和核定這些項目的最終權力在信科技術執行委員會、各主管指導委員會和首席信息技術干事。為了幫助審查項目提案,項目管理辦公室確保為每一個項目準備一個標準的企劃案,便利于提案人將該企劃案提交首席信息技術干事,供其核可,隨后在首席信息技術干事的協助下提交主管指導委員會核準。

2)結構和標準股

39. 結構和標準股將負責協調全秘書處技術規劃和評估活動,制定和維護所有信通技術結構、目標、原則和標準(技術和程序標準)。此外,該股監督制定本組織信息安全政策,充當信通技術質量控制管理中心,確保遵守規定,負責規劃和協調全組織災后恢復和業務連續性活動。該股還將與其他信通技術部門協作,開展技術研發活動。

40. 為了實現將業務需要與信通技術服務密切掛鉤的目標,還將設立兩個部門,以提供客戶服務和信通技術服務。這些部門和其他核心部門共同構成信息和通信技術廳的完整組織結構。每個職能部門負責處理在管理和向秘書處提供信通技術方案和服務方面存在的某項基本需求。

3)信息和通信技術事務部門

41. 這個領域包括三個職能部門,這三個職能部門共同決定了被認為對本組織業務活動具有關鍵作用的許多基本信通技術活動,這三個部門是:基礎設施管理、資源管理和知識管理。其責任如下:

a)知識管理事務。該部門負責監督各項活動,以利用和共享秘書處的最重要資產:知識庫。該部門監管內容管理和網站管理工作。該部門將通過開發和管理以網絡為基礎的服務、協作環境和文件存放庫,提高本組織收集、儲存和提供這些寶貴資源的能力。該部門的任務還包括負責改進所有信息的信息管理政策、結構和標準;監管搜尋設施、檔案和所有電子存放庫;

b)資源管理事務。該部門與全組織各部門密切合作,開發工具和技巧,改進機構政策和工作程序,以便有效地管理財務、人力和其他資源。該部門有一個專門負責開發新企業資源規劃系統的項目小組和一個維持綜合管理信息系統(綜管系統)和其他現有系統的支助部門。此外,還有一個負責提供服務和使用以工作流程為基礎的應用程序的小組。無論是開發財務管理系統還是開發會議服務系統,所有開發系統的活動都需要一個由具備知識和才能的軟體和業務專業人士組成的專職團隊。資源管理部門將他們聚積在一起,設計和管理這些關鍵應用程序;

c)基礎設施管理事務。該部門是所有其他信通技術事務的基礎,包括規劃、建設和管理全球信通技術環境所需要的工具和技巧。該部門向首席信息技術干事報告,不僅負責設計全秘書處基礎設施結構,而且主持全球服務臺,監管存放和保護全秘書處數據的各中央數據中心。此外,該部門負責廣泛的硬體和軟體服務,包括臺式計算機服務,并負責提供全球數據和語音通信服務。基礎設施管理事務確確實實是本組織行動能力的基礎,該部門的任務是向身處任何地方的聯合國人員提供這些服務。

4)客戶服務

42. 向本組織提供核心技術能力依然是所有信通技術活動的基礎,但要有效地提供服務,就必須與所有部門、辦事處和特派團密切協作。為了做到這一點,信息和通信技術廳設立了三個單位:(a)總部事務處(紐約);(b)外地事務處;(c)全球事務處,專門維持該廳與其他組織機構之間的這種密切聯系。每個部門由一名直接向首席信息技術干事報告的高級客戶服務主管負責。這些客戶服務部門負責各自組織內的所有信通技術方案和服務,并對此承擔責任。擔任這些工作的專業人士必須與客戶建立牢固的關系,以確保信通技術與實質性工作方案的戰略結合,確保其服務范圍內所有部門的客戶持續感到滿意。

(五)其他信通技術部門

43. 信通技術戰略認識到,并非所有信通技術方案和服務都應從一個中央地點提供,有些地方信通技術部門也向其他機構提供共同服務。在這種情況下,將確定和執行一個工作地點級別的輔助性管理機制。如果仔細平衡全秘書處活動和各部門活動以及各部門之間的活動,就能幫助保證以有效率和有效力的方式提供信通技術服務。地方信通技術部門將保留相當大的權力。這樣做的目的是,將資源集中于信息和通信技術廳,以落實涉及全秘書處的舉措,與此同時,讓各部廳信通技術部門能夠專心處理自己獨特的需要。宗旨是避免目前存在的信通技術活動分散問題,與此同時,不建立太多的管理層次。要實現這種平衡,信息和通信技術廳就必須與其他信通技術部門負責人建立密切的工作關系,就需要建立管理監督機構和咨詢機構。

44. 客戶服務主管負責與地方信通技術主管合作,確認企業需要,斷定地方參與需求,確保提供充分的資源,以支持全企業舉措。他們與地方信通技術主管一道,規劃、編制并與信息和通信技術廳審查地方信通技術預算,協調人力資源活動,協調地方和企業項目組合,協調與政策、標準和結構相關的問題,平衡資源與需求,確保采取以客戶為主的綜合做法,執行跨越數個戰略方案的項目。在2月份舉行了一次信通技術戰略規劃務虛會,廣泛討論信息和通信技術廳與其他信通技術部門的作用和責任分工(將另外分發一份文件,匯總討論過程中提出的作用和責任)。

45. 地方信通技術部門負責人將繼續直接向各自組織內的現任主管報告。但是,他們也負責根據信息和通信技術廳的指示,執行全組織信通技術戰略、政策和標準。地方信通技術主管與信息和通信技術廳三個客戶服務部門中的一個部門聯絡,但可就所有緊急和實質性信通技術事項直接與首席信息技術干事聯系。地方信通技術主管將擔任全秘書處信通技術領導委員會的成員,該委員會由首席信息技術干事領導,每年舉行若干次會議,討論信通技術戰略、業績和管理問題。該小組還將舉行電視會議,全面協調信通技術活動。

46. 最后,為了確保地方信通技術主管達到預期業績要求,將在信息和通信技術廳與主管之間建立一個正式機制,監測服務質量、戰略結合程度和遵守全秘書處政策和程序的情況。

. 實施計劃

A. 辦法

47. 信息和通信技術戰略將使秘書處能夠減少秘書處內的信息和通信技術活動目前高度分散的問題,提供更加有效力和有效率的信息和通信技術工作方案和服務。該戰略還將使秘書處能夠利用各項信息和通訊技術努力之間的協同作用和所產生的規模經濟效益,從而建立一個有效支持秘書處工作的全球信息和通信技術組織。下文B節介紹每個戰略方案,同時提出實施時限和組織效益。

48. 預計信息和通信技術戰略的實施將持續三到五年時間,視管理優先事項及可動用資源和其他支持的情況而定。該戰略將通過所有相關方面之間緊密協調各自的工作加以實施,其中包括管理監督委員會、咨詢機構、用戶組織以及全球信息和通信技術組織。關鍵實施活動將包括:建立新的管理結構,進行廣泛業務分析以確定方案的目標和范圍,以及確定方案和項目兩級的優先事項。

49. 要開展信息和通信技術戰略,有效實現方案目標,就必須在實施階段開展下列活動:

a)成立一個信息和通信技術執行委員會;

b)設立知識管理、資源管理和基礎設施管理等方案的指導委員會;

c)設立一個項目管理辦公室,并制定一個新的投資管理和企劃案程序;

d)完成現有信息和通信技術資產的清查和評估;

e)創建一個臨時財務管理模式;

f)提出新的企劃案和投資提案;

g)完成現有項目組合的清查和評估;

h)由每個指導委員會對現有和擬議項目進行審查并確定其優先次序;

i)由執行委員會對各個舉措和項目進行審查、確定其優先次序并予以核準;

j)開展重新平衡工作,把資源與最優先的項目和舉措配合起來;

k)制定一個員額配置計劃和提案,以滿足對現有工作人員和承包商進行重新平衡以后的資源需要。

50. 在實施過程中將適用下列原則:

a)以組織為重點的信息和通信技術投資。所有信息和通信技術努力(除基礎設施項目以外)都將被視為業務項目而不是技術項目。這樣,將以用戶及信息和通信技術組織提供的投入為依據確定開展信息和通信技術方案和項目的理由及其優先次序。特別是,知識管理和資源管理兩個方案的指導委員會將在所負責方案和項目的規劃、制定和實施方面發揮重要作用;

b)模塊化和分階段實施。將做出巨大努力,把一個戰略方案細分為規模較小的項目或工作,這樣就可以分階段部署一套具體的能力,以早日實現效益。這種方法也將使秘書處能夠更好地管理實施風險和項目費用;

c)規定時限方法。通過采用這個迭代發展方法,可以分幾部分交付所需功能。每一次迭代要在一個固定的時限內完成。對將要交付的功能進行調整,以適合相應的時限。這是一種管理風險及減少產品交付時間的有效方式。在實施發展項目過程中,信息和通信技術戰略將在適當時采用這種辦法;

d)快速通道舉措。在開展長期戰略方案和項目時,信息和通信技術戰略將盡一切努力,盡快落實技術解決方案。這種辦法要求對服務水平進行頻繁監測,以便在整個開發周期內保持較高的客戶滿意度;

e)在戰略轉變期間提供可靠的信息和通信技術服務。必須確保以高效、可靠的方式開展所有現有的信息和通信技術項目和服務。同時必須高度關注確保在此期間提供可靠的信息和通信技術服務,盡量減少對現有項目和服務的影響。

B. 戰略實施

51. 前幾節曾述及為了確保與機構驅動因素密切配合,共確定了三個方案,分別由信息和通信技術廳下屬的直接對應信息和通信技術服務單位實施。每個方案都是一組舉措,其中包括信息和通信技術單位依照戰略并利用管理框架將開展哪些工作,以實現根據驅動因素而提出的設想。每個方案都有一個重點、理由和擬議時限(見表8.18.28.3)。

52. 一旦信息和通信技術戰略和管理框架得以確立,就將付諸實施,以確定每個方案的各項舉措,將各項舉措合理化,詳細提出其成本和時間表,說明其理由并確定各項舉措的優先次序。之后將在戰略管理股項目管理辦公室的指導下為每個已經確定的舉措制定一份企劃案,簡要提出其成本、效益和投資回報率。項目管理辦公室將對所有舉措進行合理化,以消除重疊,確保各項標準得到遵守,并利用可比指標對所需資源和所實現的效益進行衡量。各項舉措的企劃案之后可由各指導委員會透明審議并確定優先次序,供信息和通信技術單位實施,其中包括新投資和/或現有資源的調用。

53. 每個戰略方案中都包括估計啟動時限。確定這些時限的依據是整個組織范圍內面談過程中所表達的意見和確定的優先次序,以及與其他利益攸關方及信息和通信技術服務供應商的討論情況。舉措的選定及其實施時限將由信息和通信技術執行委員會及各方案指導委員會根據整個組織范圍內的優先次序和可用資源加以確定。

(一)知識管理方案

54. 知識管理方案的目標是提供一個有效的協作環境,讓聯合國人員和利益攸關方能夠獲取、共享和擁有與他們的專門知識有關的實務知識。例如,秘書處內有一些內部專家,而知識管理方案將提供工具,供人們利用本組織內和所有利益攸關方的專門知識。此外,所有人員都產生各個領域的專門知識(包括實務知識和行政知識)并為這些知識做出貢獻;這類貢獻在他們離開后應當保留下來;同樣,秘書處在運轉(例如在開展實地行動或人道主義努力)過程中也產生知識副產品。同樣,本組織的某些職能,如國際刑事法庭的工作也創造了一種以判例為基礎的知識遺產,這種遺產可以而且應該更容易地為有關業界和整個國際研究界所利用。在知識管理工具和政策的幫助下,可以更加統一地保存和獲取各種程序、最佳做法和經驗教訓。

55. 知識管理方案通過利用市場上現有的成熟和領先的知識管理技術,如協同應用系統(例如wikisWeblogs 和其他Web 2.0 工具)及可視應用系統(如地理信息系統),將便利組織創新,使聯合國人員和利益攸關方有能力充分應用他們產生的知識。這一方案還將支持各種舉措,例如用來幫助快速、輕松地查找有關資料的搜索工具和支持良好決策的分析工具。

56. 這一方案將提供開展知識管理活動所需的有利政策、工作程序、標準和技術工具,而各部廳則提供和擁有實質內容。例如,針對聯合國公共網站采用的新方法將是知識管理方案下的一項主要措施,可以有效地把該網站轉變成一個服務于世界各地所有利益攸關方的知識共享平臺。目前正在開展協作努力,把http://www.un.org 這一網站建成一個查找聯合國實務和支持活動資料的門戶,這些努力包括首席信息技術干事參與將由新聞部任主席的網站管理委員會。其他可能的項目包括全秘書處的信息管理政策和標準、網站內容管理和文件管理系統的實施、知識共享和協作網絡以及為常駐代表團服務的網基工具。

57. 各種效益中包括使聯合國實務方案、各會員國和全球公眾能夠輕松獲取關于具體問題的相關資料。整體而言,改進以后的信息管理政策、標準、程序和基礎設施都用于支持一個環境,聯合國在這樣的環境中成為一個權威的知識中介機構,特別是成為其三個主要支柱(和平與安全、發展和人權)范圍內的權威知識中介機構。

58. 8.1概述與創建知識管理方案有關的宗旨、目標、潛在戰略舉措、擬議時限和組織效益。

8.1  聯合國知識管理方案

知識管理方案的重點、理由和擬議時限

宗旨

提供一個有效的協作環境,讓聯合國人員及其利益攸關方能夠獲取、共享和擁有與其專門知識有關的實務知識。

目標

·保存機構知識

·便利和加強知識共享和協作

· 改善信息的組織、可獲性和可用性

· 在適當時利用公開來源解決辦法

· 改善網站和網站內容的管理

·改善和加強分析及決策支持能力

·改進信息管理政策和程序

戰略舉措

時限*

組織效益

數字化

在實施基本建設總計劃的同時把紙印文件數字化。

近期

避免在實施基本建設總計劃過程中損失機構記憶。與儲存硬拷貝有關的費用和風險減少。

為會員國創建的門戶

創建一個門戶,為會員國提供搜尋、使用和共享信息及數據所需的工具。

近期

一個專門為會員國服務的門戶將提供及時、最新的切合各國代表團需要的信息和數據。

信息管理政策

制定全秘書處范圍的信息管理政策、程序和標準。包括安全、分類、保存等。

近期

連貫一致、安全和最新的內容和數據。數據格式可供普遍查閱和共享。

網站內容管理

把聯合國網站http://www.un.org 轉變成一個豐富的多媒體知識共享平臺。提供連貫一致的用戶界面、強大的搜索功能和經過改進的內容管理。

近期

聯合國網站http://www.un.org是已經確立的用于查找聯合國實務、行政和業務活動資料的門戶。

創造一個協作和共享環境

采用經過強化的信息協作和共享工具。

近期

進行知識共享必需的技術和政策部分已經建立,可供利用的有利環境已經建立。

數據門戶(UNData)

促進和支持聯合國全系統范圍的統計資料共享門戶。

近期

聯合國的統計數據連貫一致、可以利用并且容易共享。這一環境使得聯合國以外的實體更容易與本組織共享統計數據。

全秘書處范圍網站內容管理

把全秘書處的其他網站(iSeek、聯合國公共行政和財政能力建設區域機構聯機網(公共行政網)、MyUN 等)遷移到新的網站內容管理環境。

近期到中期

全秘書處范圍的網站容易更新,有一個共同的外觀和感覺,為聯合國工作人員和全球公眾提供容易找到并且隨時更新的實務方案資料。

數字資產管理

建立先進的數字資產管理能力。

近期到中期

數字資源容易獲取并可改用于其它目的。網站出版得到改善。通信得到加強,并影響到更廣泛的受眾。

文件管理

建立一個全秘書處范圍的內容管理設施,用于管理正式文件、記錄和業務信函。設計和實施工作流程和程序。遷移正式文件系統和其他內容儲存庫中的文件。

近期到中期

搜索能力得到加強,能夠更快地檢索內容儲存庫中存放的非結構化文件。文件的安全性、完整性和版本控制得到改善。文件的存儲要求(費用和空間)降低。

企業門戶

建立一個企業門戶設施,以便能夠進行用戶界面定制、簡化獲取程序,并提供單一登錄能力。

近期到中期

綜合和全面的門戶技術使用戶能夠更迅速地獲取最相關的信息。

企業搜索

采用一個企業搜索引擎,以便更好獲取所有類型媒體的信息。

近期到中期

能夠快速搜索和檢索各數據庫、網站以及內部和外部數據儲存庫中存放的信息。

檔案和記錄管理

加強機構記錄管理和檔案能力。

近期到中期

機構知識得以保留和保存。利用基本建設總計劃項目改進檔案程序。

知識中心

為具體的業界、區域集團和專門專題領域等方面創建知識中心。

近期到中期

聯合國各實務方案、各會員國和全球公眾能夠獲取切合需要并且容易找到的關于具體問題的信息。聯合國成為一個權威的知識中介機構。

*注:近期指1-2年,中期指3-5 年。實際交付時限將由知識管理方案指導委員會視全組織范圍的優先次序安排及可用資源情況加以確定。

(二)資源管理方案

59. 資源管理方案將把整個聯合國秘書處的資源集中用于一套貫穿各領域的關鍵任務舉措上。該方案的目標是通過改善業績、問責制和透明度,支持管理改革,并得能夠快速調動資源。具體而言,該方案將改善本組織有效力和有效率地管理人力、財務和實物資源的能力。為了實現這些目標,將簡化各種工作程序,以提高本組織的運轉業績。

60. 該方案將為開展這些業務提供各種設施,其中包括用于支持這些業務所特有的后勤需要及其他重要并且稍縱即逝的需要的具體能力。該方案的另外一個重要目標是通過將方案和業務與資源數據掛鉤,為決策提供更好的支持。通過建立透明的獲取程序及提供及時信息,可以對方案進行更好的管理。這一方案的試點項目包括一個人才管理系統、一個采購系統、一個雇員自我服務門戶、企業身份管理以及一個戰略決策支持系統。

61. 有關效益包括:業務成效提高、問責制尤其是高級管理人員的問責制得到加強、遵照最佳做法和標準(如國際公共部門會計準則)以及利用財務、人力和其他資源的透明度提高。由于行政工作實現自動化,秘書處行政支持人員的效率將大大提高,所有工作人員的生產率將有所提高。此外,新的資源管理系統將消除多余的信息技術系統并對采購活動進行合并,從而節約大量費用。

62. 8.2概述與創建資源管理方案有關的宗旨、目標、潛在戰略舉措、擬議時限和組織效益。

8.2  聯合國資源管理方案

資源管理方案的重點、理由和擬議時限

宗旨

通過提供對人力、財務和實物資源進行有效管理所需的機構能力,支持進行管理改革。

目標

·增強透明度、問責制和效果

· 改進行政政策、程序和協調

· 更高效地管理資源

·根據可靠、及時的數據做出知情決定

·在適當時利用公開來源解決辦法

·加強人員學習和能力建設

·改善服務交付工作,其中包括會議服務

· 加強人員安全

·加強部署能力和對實地業務的有效支持

戰略舉措

時限*

組織效益

資源管理

實行企業資源管理,這將包括人力資源行政和人才管理、財務管理以及后勤和供應鏈管理。

近期

財務、人力和其他資源管理得到改善。

企業組合管理系統

采用各種應用系統,以創建并管理信息和通信技術項目和投資組合,使之與業務戰略相配合。

近期

信息和通信技術項目和投資與部/廳的宗旨和目標配合一致。項目核準和優先次序確定方面的企劃程序得到改善。

會議管理

采用一個將為聯合國大小會議提供綜合文件、翻譯和后勤支持的全面系統。

近期

會議以及與會議有關的文件編制、翻譯、分發和工作流程的管理得到改善。

客戶關系管理

采用服務級管理程序,以改善服務的交付,遵守信息技術服務管理綜合最佳做法及服務交付國際標準。采用一個全球請求管理系統,以改善信息和通信技術及設施服務的交付。在適當時提供客戶自我服務能力。為秘書長辦公廳建立一個聯絡、會議、旅行以及活動管理和日程安排綜合系統。

近期

信息和通信技術及設施服務的反應速度、及時性、效率和質量得到提高。客戶滿意度提高,客戶對所有服務供應商和渠道的感受連貫一致。能夠透明獲取業績管理數據,從而能夠進行監測及提高服務水平。通過重新設計程序以及采用最佳做法,提高生產率。

安全系統

改進和采用全面的工作人員和設施安全系統。采用一個全球范圍的聯合國通行證系統,用于發放和跟蹤聯合國護照。創建一個全組織范圍的旅行證件數據單一視圖。

近期到中期

各工作地點和出差旅行工作人員的安全得到加強。在緊急情況下確定工作人員的位置并通知他人的能力提高。遵守內部監督事務廳的審計建議。

決策支持系統

采用業務情報工具,包括采用先進的分析工具、制定預測模式和提交臨時報告。使管理人員和工作人員能夠輕松獲取部門和組織一級的業務數據。

近期到中期

更多及時、基于事實的決策。透明度和管理問責制得到加強。

空間管理

采用計算機輔助設施管理軟件,支持全球不動產和空間管理。

中期

規劃時間減少,對數據分析活動的支持增加。搬遷和運作費用降低。空間利用得到優化。

  *注:近期指1-2年,中期指3-5年。實際交付時限將由資源管理方案指導委員會視全組織范圍的優先次序安排及可用資源情況加以確定。

(三)基礎設施管理方案

63. 基礎設施管理方案的宗旨是加強全球信息和通信技術基礎設施,以便有效支持秘書處在世界各地的方案和業務。這要求對基礎設施各個組成部分進行合并,使其標準化,以便能夠在全球范圍內對其進行更可預測、更高效的管理。所有工作地點的工作人員要想取得成效,都需要一個隨時可用并且性能優越的信息和通信技術基礎設施,為資源管理和知識管理的其它信息和通信技術方案提供基本服務。秘書處擁有連貫一致、可以管理的全球基礎設施以后,就可以與聯合國其他組織和外部合作伙伴協調開展的活動。具體而言,秘書處全球網絡將得到加強,遠程獲取能力將得到提高。為了確保秘書處全球業務在發生災害或其它組織中斷期間的延續性,協助保護包括信息資產和人員在內的資源,需要制定一套分別處理每個工作地點并同時處理整個企業的全面計劃,特別是處理業務延續性和災后恢復的信息和通信技術問題的計劃。

64. 與基礎設施有關的服務將合并,將面向全球,并將為整個組織提供一個每天24小時/每星期7天運作的服務臺。基礎設施面向全球,因此,可以統一采用與服務管理有關的國際標準,即國際標準化組織(ISO20000信息技術服務管理標準,該標準規定了一個提供管理服務以滿足組織需要的綜合程序。將在全球范圍內實施其它最佳做法和國際標準,例如(ISO27000系列信息安全管理標準,其中包括安全控制目標和建議采取的一套具體安全控制措施。

65. 對基礎設施進行這些改進以后,聯合國人員將能夠隨時隨地進行溝通,能夠通過一個全球服務臺24小時提供支持,并提供更好的電視會議服務。要做到這一點,就需要一個功能強大、可靠的全球通信網絡,將來為秘書處和聯合國其他組織提供共同服務。信息和通信技術標準和政策將闡述信息和通信技術基礎設施新投資,這些投資將按照秘書長的綠化倡議,促進綠色技術。

66. 8.3概述與創建基礎設施管理方案有關的宗旨、目標、潛在戰略舉措、擬議時限和組織效益。

8.3  聯合國基礎設施管理方案

基礎設施管理方案的重點、理由和時限

宗旨

加強全球信息和通信技術基礎設施,以有效支持秘書處在世界各地開展的方案和業務。

目標

· 改善網絡連通性和性能

· 改善信息和通信技術服務臺支持

· 提高移動和遠程獲取能力

·提供有效的危機管理和業務延續性

· 提供經過強化的電視會議設施

·加強信息安全和隱私

· 改進信息和通信技術服務的交付

· 在適當時利用公開來源解決辦法

戰略舉措

時限*

組織效益

身份管理

創建一個經過認證的聯合國人員名錄。

近期

獲取信息、應用系統、設施和服務等的程序簡化。

遠程獲取和機動性

使工作人員能夠從家里以及在旅行期間利用聯合國的系統。

近期

在實地利用信息和服務的能力增強。工作人員的生產率提高。促進工作與生活的平衡。

災后恢復/業務延續性

提供災后恢復能力和業務延續性計劃。

近期

對自然或人為災害有更好的準備。聯合國重要業務和服務受到的干擾降到最低。

為總部和總部以外辦事處提供因特網協議電話把常規電話系統更換為以因特網協議為基礎的電話系統。

近期

提供一個更具成本效益并具有更靈活管理能力的電話系統。

基礎設施的合理化

繼續對通信和信息技術基礎設施進行合并、標準化和精簡。

近期

基礎設施的運轉更有效率。

綠色技術

發布關于技術設備采購、使用和處置的政策準則。

近期

遵照秘書長的綠化倡議,秘書處對解決全球環境問題做出更多貢獻。

電視會議

更多使用電視會議,提高能力。

近期到中期

減少差旅時間和費用,為更廣泛的聯合國綠化倡議做出貢獻。

全球服務臺

設立24小時全球服務臺。

近期到中期

隨時隨地向用戶提供一致、有成本效益的支持服務。服務的提供得到改善。

帶寬(連通性)

為聯合國所有部廳提供更好的連通性。

近期到中期

聯合國人員能夠更加有效力和有效率地開展工作。

*注:近期指1-2年,中期指3-5年。實際交付時限將由基礎設施管理方案指導委員會視全組織范圍的優先次序安排及可用資源情況加以確定。

C. 執行管理框架

67. 執行提議的新信息和通信技術組織結構需要仔細規劃和籌備,以確保管理好業務風險以及所有信息和通信技術工作人員充分參與調整進程。行政和預算問題咨詢委員會表示,首席信息技術干事應擔任一個部門的主管,負責將管理部信息技術事務司和外勤支助部信息和通信技術司(當時稱作維持和平行動部通信和信息技術處)合并為一個部門,并領導全秘書處、包括總部以外辦事處的信息技術職能(A/62/7/Add.31,第36段)。委員會表示,采取比較集中的辦法管理信息和通信技術舉措和業務將使本組織受益匪淺(A/60/7,八.47 段)。

68. 根據大會明確表達的意圖,已經采取步驟設立信息和通信技術廳,將使其成為直接向秘書長辦公廳報告和負責的獨立部門。擬議合并管理部信息技術事務司和外勤支助部信息和通信技術司的現有資源,設立信息和通信技術廳,這兩個司共有約433名工作人員和承包人。因此,信息和通信技術廳將管理紐約的所有相關信息和通信技術設施并獲得與此相稱的預算撥款,同時管理意大利布林迪西聯合國后勤基地的有關信息和通信技術工作人員、數據中心和信息設施。

69. 合并工作人員和設施的主要理由是向信息和通信技術廳提供關鍵資源,以規劃、發展和管理涉及整個聯合國組織的信息和通信技術戰略活動。合并聯合國總部和聯合國后勤基地兩個主要信息和通信技術部門將形成較大的信息和通信技術系統和支助結構基礎,從而形成足夠的數量,可以在全秘書處開展信息和通信技術方案和事務。而且,聯合國后勤基地信息和通信技術設施是聯合國組織的戰略資產,不久將成為全秘書處若干方案的全球中心。這些方案包括安裝企業系統(例如,知識分享系統和企業資源規劃系統)主機、全球連通、業務連續性活動、中央服務臺等等。設想的方案是,在12個月的時期里,分兩個階段執行新管理框架(見表8.4)。

70. 在第一階段(20087月至12月),信息和通信技術廳將審查信息技術事務司和信息和通信技術司的結構和資源,以便合并其結構。將向大會第六十三屆會議提出合并提議。將設立管理監督委員會和咨詢機構,正式發起各項戰略方案。根據該提議以及不斷開展的方案活動,將對遍布世界的所有信息和通信技術部門進行結構審查,使信息和通信技術業務和結構合理化和協調。將充分確定信息和通信技術廳和其他信息和通信技術部門之間的協調和報告關系。將確定信息和通信技術預算和財務管理進程。在過渡階段,將發起一個變革管理方案,在信息和通信技術方面加強與所有利益攸關方的溝通。將制定關于所有信息和通信技術的業績管理標準,以衡量各信息和通信技術部門實現戰略和業務目標的情況。

71. 在第二階段(20091月至6月),信息和通信技術廳將在所有信息和通信技術部門落實大會核準的結構審查結果。與此同時,將進一步優化信息和通信技術廳內部結構,以便更有效地支助信息和通信技術戰略方案和事務。將落實信息和通信技術廳與其他信息和通信技術部門之間的正式報告關系。信息和通信技術廳還將對聯合國后勤基地信息和通信技術工作人員和設施進行整體管理監督,將適當的信息和通信技術業務交給外勤支助部。將更新集中開展的一攬子項目,增列在各部門、辦事處和特派團開展的項目。將為各項戰略方案制定較長期的路線圖。還將完成全球服務管理框架。

8.4  聯合國執行信息和通信技術戰略的管理框架

信息和通信技術管理框架

宗旨:

分兩個階段執行信息和通信技術戰略:第一階段(2008年7月至12月)和第二階段(2009年1月至6月)。

目標:

·設立信息和通信技術廳

·確立信息和通信技術廳與其他信息和通信技術部門之間的報告關系

· 建立管理監督委員會和咨詢機構

·確定信息和通信技術財務管理和業績管理標準

主要活動

時間框架

可達到的目標

設立信息和通信技術廳

合并聯合國總部管理部信息技術事務司和外勤支助部信息和通信技術司,設立信息和通信技術廳

2008年7月至12月

完全確定內部結構指派和招聘工作人員發布關于信息和通信技術廳的秘書長公報

建立管理監督委員會和咨詢機構

確定將正式監督信息和通信技術廳并向其提供咨詢的秘書處機構的職權范圍、結構和成員組成

2008年7月至12月

根據需要為建立這些秘書處機構制定行政政策和準則商定這些機構的初期成員和領導角色,舉行組建會議

對所有信息和通信技術部門進行結構審查

對聯合國總部各部門、總部以外辦事處和外地的信息和通信技術部門進行業務審查

2008年7月至12月

向每個部門、辦事處和外地特派團提出關于組織改革和其他改革的建議,以提高信息和通信技術業務的效力和效率,并將其信息和通信技術業務與信息和通信技術廳業務結合起來

建立信息和通信技術業績管理框架

制定衡量標準、基準參數和報告制度,以追蹤信息和通信技術部門的業績

2008年7月至12月

建立信息和通信技術業績管理框架,從而可以透明和及時地了解信息和通信技術實現聯合國戰略和業務目標及達到行業標準的情況

建立預算和財務管理框架

設計信息和通信技術全球預算進程和模板。集中管理采購需要和采購活動

2008年7月至12月

改進信息和通信技術投資管理進程,使企劃案形式標準化創建一套預算編制和財務報告模板估計信息和通信技術舉措對2010-2011兩年期方案預算的影響

對聯合國后勤基地信息和通信技術活動建立體制監督

管理布林迪西和(擬議中的)巴倫西亞信息和通信技術資產過渡為信息和通信技術廳資產的過程

2009年1月至6月

信息和通信技術廳監督和管理布林迪西各數據中心將通信設施的業務控制交給外勤支助部

落實結構審查結果

改進信息和通信技術廳和其他信息和通信技術部門的組織結構

2009年1月至6月

使信息和通信技術組織結構合理化并協調這些結構

. 組織效益

72. 在充分執行后,新信息和通信技術戰略將使秘書處內部工作、向會員國和其他利益攸關方提供服務的工作和加強與外部組織和公眾關系的工作得到重大和可衡量的改進。

A. 提高效力

73. 執行新信息和通信技術戰略將提高秘書處的整體效力。將可從若干方面看出效力的提高,包括提高機構記憶、靈敏度、無障礙環境、透明度和問責制。

a)機構記憶。知識管理方案的一個主要目標是在全世界為秘書處建立一個更加強大、豐富、比較容易分享的知識環境。這將使本組織能夠更有效地制定和提供方案和服務,支持聯合國各項支柱:發展、人權以及和平與安全。

b)靈敏度。秘書處將更加靈敏,將能夠更加迅速和主動地應對全世界發生的變化。在信息和通信技術支助下,文件管理進程之間的合作將得到加強,將更為精簡,這將加快實質工作、文件管理和跨組織部門和地理區域分享知識。采用門戶網站技術將能夠向工作人員臺式計算機提供相關和及時的信息。在秘書處舍棄獲取、管理和傳播文件和數據的紙面方法、改用電子方法后,政府間進程和制定政策的工作將加快。

c)問責制。資源管理方案將使實質方案和業務活動與準確和及時的資源數據掛鉤,從而支持正在討論的問責結構,改進決策工作。資源管理方案將使用各種業績管理工具,支持成果管理框架,與此同時,將確保采取最佳做法和遵守國際公共部門會計準則等國際標準,從而加強對管理人員和工作人員問責。

d)無障礙環境。信息和通信技術戰略將進一步加強人和信息的無障礙環境。基礎設施管理方案將加強全球連通和身份管理,使秘書處人員無論身處何方,都可以二十四小時輕易和可靠地獲得信息,與其他人聯系。與此同時,提供信息的新工具將使工作人員能夠流暢地獲取需要的各種內部和外部相關信息。代表團、會員國、委員會成員及其服務對象之間的通信將得到加強,他們將能夠利用以因特網為基礎的安全合作工具和討論論壇,進行政策討論。同樣,徹底改造秘書處財務信息系統和采用數據庫技術將使受權人員能夠獲取更多的財務數據。

e)透明度。秘書處努力提高其開放程度,加強與會員國和其他利益攸關方的合作,提高溝通效力,在這個過程中,信息和通信技術仍將發揮重大杠桿作用。新技術將利用廣泛的高質量電子和平面媒體,支持迅速傳播和有效地復用信息。因此,其他國際機構、私營組織、新聞界、非政府組織和一般大眾可以更容易進入http://www.un.org 等聯合國網站、電子檔案和電子討論論壇,從而能夠更好地了解秘書處的工作。建立企業組合管理系統和信息和通信技術預算框架將使信息和通信技術投資組合的財務透明,從而可以向各利益攸關方報告項目執行情況。

B. 提高效率

74. 執行新信息和通信技術戰略將提高秘書處的整體效力。由于效率提高,秘書處將能夠更及時和以更高的成本效益提供服務和執行方案。具體而言,信息和通信技術戰略將提高工作人員生產率,幫助秘書處降低或避免費用,從而促進提高組織效率。

a)生產率。在三個戰略方案中,每個方案都有既提高工作人員生產率又給會員國和公眾產生效益的內容。例如,基礎設施管理方案將采用新數據中心技術,在聯合國工作地點發生災難或重大混亂狀況時提供全球網絡和核心應用系統,確保秘書處繼續運作。改進遠程和住家聯網的安全性將增加工作安排的靈活性,確保發生緊急狀況時秘書處運作的連續性,使工作人員受益。執行知識管理方案后,將更容易創造、尋找和復用信息,使工作人員能夠以較少時間和費用提供較高質量的關鍵產出。此外,該方案使工作人員可以從單一的入口獲取與其工作有關的所有信息,大幅度減少尋找和檢索文件和數據所需要的時間和精力。與此同時,新內容管理和網絡發布技術將精簡向各種內部和公共受眾傳播信息的勞動力密集型工作,使其自動化。資源管理方案利用信息和通信技術降低既費時、增值又少的行政活動負擔,使工作人員能夠將更多時間用在秘書處實質性工作上,從而提高生產率。廣泛建立自助能力后,將消除勞動力密集型手工進程,進一步提高工作人員生產率和滿意度。

b)降低和避免費用。將技術投資與秘書處需要更緊密相結合將提高人力資源和財政資源分配的效率。而且,由于決策效率提高,項目周期縮短,還可節省費用,通過在線匯總遍布世界的各部門采購的產品和服務,也可節省費用。新辦法將重點改進信息和通信技術方案的管理,與此同時,將努力加強現有的確定項目優先秩序進程,確保以具有高成本效益的方式執行項目。新管理結構將集中管理信息和通信技術產品和服務需求,執行信息和通信技術支出財務紀律和進行問責,通過合并全球信息和通信技術資產和事務并使其標準化,節省大量費用。利用規模經濟優勢可使秘書處在應用程序開發、全球網絡連通和信息和通信技術產品和服務采購等若干領域節省費用。

. 成功的要素

75. 要確保信息和通信技術戰略和方案的成功,就必須具備或提供以下條件:

a)高級管理層的支持。高級管理層支持信息和通信技術方案,這可以說是任何信息和通信技術戰略取得成功的最重要因素。雖說可盡力使信息和通信技術活動與秘書處工作方案相銜接和整合,但高級管理層的積極參與和支持對戰略方案取得成功至關重要。

b)為戰略投資提供預算資源。需有適當資源以克服過去在系統方面投資不足的現象。同樣,需要有一個多年期信息和通信技術預算框架以有效支助戰略投資。

c)精簡政策、流程和支助架構。必須在全組織范圍內簡化和精簡行政政策、流程和支助架構,以使技術發揮最大效益。例如,采用電子簽名政策將有助于加快工作流程,簡化制度,減少使用紙張,并帶來許多其他惠益;但要做到這一點,除信息和通信技術部門外,還需全組織采取行動。

d)支持改革的組織文化。創造一種支持改革的文化,這是本組織所有人的一項任務,是信息和通信技術戰略所涉各個方案和項目成功實施的一個先決條件。

. 結論和建議

76. 如今,秘書處各個部門比以往任何時候都更需要依靠信息技術的幫助來實現最大價值。在這個技術使能的新世界,信息和通信技術發揮著日益重要的作用。除維持數據中心的運作外,信息和通信技術單位還必須幫助其他領導人看到可能的遠景,并在一個往往難以推行改革的組織內驅動這一遠景。這就需要有充分的權力,可以調控資源,并在秘書處行政管理隊伍中有全面的代表性和充分的參與度。

77. 會員國一再要求改變全球秘書處的信息和通信技術事務管理模式。全系統的不同利益攸關方都表示需要積極改變信息和通信技術服務的交付及信息的取用。設立助理秘書長職等首席信息技術干事員額,這是響應這一普遍求變呼聲的第一個步驟。本報告闡述了建立一個全面、順應需要、有效的信息和通信技術架構而需采取的行動。

78. 秘書處信息和通信技術擬議戰略是在一個全面進程基礎上擬訂的,確認了以下的關鍵構成部分:

a)信息和通信技術遠景構想。在今后3-5年時間里,把信息和通信技術與秘書處各項工作方案緊密銜接,使聯合國人員與其利益攸關方隨時隨地相鏈接,協助更有效管理本組織所有資源,以此實現為一個更優秀的聯合國建立一個強有力的信息和通信技術架構這樣一個遠景;

b)優先事項。擬訂了5個交叉性質的戰略優先事項以支持信息和通信技術遠景并便于戰略方案規劃。這些優先事項包括建立一個信息和通信技術管理架構、落實戰略方案、加強服務和業績管理、實行統一結構和標準、改善財務控制和報告。

c)戰略方案。知識管理、資源管理和基礎設施管理這三個戰略方案互為基礎,共同適應全球秘書處的信息和通信技術需要。

79. 為了有效實施戰略,擬議建立一個必要的信息和通信技術管理框架以整合信息和通信技術廳零落分散的信息和通信技術資源,并設立與戰略方案直接相關的事務單位。為解決全組織的問題而在該廳設立的兩個關鍵職能一是戰略管理,二是結構和標準,前者包括設立一個項目管理廳。建立了信息和通信技術執行委員會和指導委員會這兩層監督機構,以便在信息和通信技術方面提供妥善指導。此外,一個廣泛代表全球秘書處的信息和通信技術咨詢小組及現有一批執行官員將就重大問題提供更多的咨詢意見和專門知識。

80. 首席信息技術干事提供必要的中央協調和決策以驅動這一框架,是秘書處內負責信息和通信技術事項并在此方面承擔責任的高級官員。為保持必要的獨立性以有效實行轉變,已采取措施設立信息和通信技術廳,作為一個獨立單位,直接向秘書長辦公廳報告。鑒于信息和通信技術對于本組織的業務和實務方案有著重要的支助作用,因此將首席信息技術干事員額設為助理秘書長職等,向常務副秘書長報告。設為這一員額職等的另一理由是,秘書處專用于信息和通信技術的全球資源規模較大,需要首席信息技術干事提供戰略指導并充分參與高級管理層的討論。

81. 信息和通信技術管理框架將在12月時期內分兩階段落實:

a)在第一階段(20087-12月),將設立信息和通信技術管理監督委員會和咨詢小組,并界定和最后確定程序,以行政指示方式公布。為理順和協統信息和通信技術的組織結構,將審查所有信息和通信技術單位,包括管理事務部的信息技術事務司、外勤支助部的信息和通信技術司以及聯合國后勤基地,審查結果提交大會第六十三屆會議,由大會核準對已核定工作方案的任何擬議修改、組織結構的變動及可能需要的資源調整。

b)在第二階段(20091-6月),信息和通信技術廳將對聯合國后勤基地的信息和通信技術資源建立全面管理監督機制,將信息和通信技術業務適當下放給外勤支助部。如得到大會授權,該廳將著手落實對所有信息和通信技術單位的結構審查結果,使該廳結構達到最合理狀態,以便更有效地支持信息和通信技術戰略方案和服務。屆時,向新的信息和通信技術管理框架的過渡便告完成,秘書長將向大會第六十四屆會議報告執行情況。

82. 擬議的信息和通信技術戰略將為創造一個強有力的信息和通信技術系統建立必要的核心部件,這樣一個系統將可滿足全球秘書處今后長遠的業務和戰略需要。改革幅度很大,但益處同樣也很多。

. 有待大會采取的行動

83. 建議大會:

a)認可本報告所載的秘書處信息和通信技術全面戰略的總方針;

b)注意到秘書長打算著手分兩階段落實信息和通信技術管理框架;

c)注意到秘書長打算著手審查并理順和協統所有信息和通信技術單位的結構,包括管理事務部的信息技術事務司、外勤支助部的信息和通信技術司以及聯合國后勤基地;

d)請秘書長向大會第六十三屆會議報告上述審查的結果,包括對已核定工作方案的影響和擬議修改、組織結構的變動及所需的資源調整。


[1]見聯合國文件A/60/864/Add.1

[2]見聯合國文件A/62/502

[3]見聯合國文件A/62/701 Corr.1

[4]M.Broadbent P.Weill,“通過設計信息技術的有效治理”Gartner EXP Premier 報告,顧能(Gartner)公司,2003 1 月。

[5]見聯合國文件A/62/502中的第三節。

[6]見聯合國文件A/61/765

[7]見聯合國文件A/61/804的第4-5段。

 

 

 

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